Навели ежедневный финансовый контроль в Searadar.ai и построили дэшборды для контроля кэша
О компании
Searadar.ai — консьерж сервис для бронирования яхт. На момент старта сотрудничества оборот составлял несколько сот тыс. € в месяц, а команда — 15 человек.
Учёт вёлся в эксель-таблицах, поэтому руководители постоянно принимали решения постфактум, без анализа текущего оборотного капиталл и плана по маркетингу.
За несколько недель мы внедрили единую финансовую систему: ежедневная выгрузка в Xero, автоматическая синхронизация данных из CRM и банков, кассовый прогноз на шесть недель вперёд.
Учёт вёлся в эксель-таблицах, поэтому руководители постоянно принимали решения постфактум, без анализа текущего оборотного капиталл и плана по маркетингу.
За несколько недель мы внедрили единую финансовую систему: ежедневная выгрузка в Xero, автоматическая синхронизация данных из CRM и банков, кассовый прогноз на шесть недель вперёд.
Какая была сложность
- Смешанные деньги. Клиентские авансы, собственная выручка, маркетинг и админ-расходы жили на одном счёте – баланс казался здоровым, пока не приходил день выплат
- Разрозненный стек. Два европейских банка и Stripe, учёт в Excel и CRM – данные не склеивались
- Учёт задним числом. Финменеджер 3–5 дней в месяц вручную сводил таблицы, отчёт ехал к фаундеру с лагом и устаревал к моменту принятия решений
- Ошибки в прогнозах. Возвраты и отмены съедали выручку уже после оптимистичных апдейтов – планы маркетинга и выплат разъезжались с фактами
Реализация
Цель: ежедневно видеть чистый баланс Client Funds vs Own Funds, обязательства перед флотами и кассовый горизонт 6 недель, чтобы заранее ловить «красные зоны»
Этап 1 – Диагностика потоков
Этап 2 – Переезд на Xero
Развернули Xero:
Этап 3 – ETL и витрина данных
Собрали конвейер: Xero + CRM → Appflow → BigQuery → Looker
Этап 4 – Бюджет и процессы
Этап 1 – Диагностика потоков
- Картировали входы/выходы денег: Stripe, банк-эквайеры, мультивалютный счёт, CRM-сделки
- Нашли узлы смешения потоков и транзакции без связки с заказами
Этап 2 – Переезд на Xero
Развернули Xero:
- настроили план счетов и отдельные балансовые статьи Client Funds и Own Funds по валютам
- подключили API банков и Stripe, задали правила автокатегоризации
- пересобрали отчётность за прошлые периоды, вычистив смешанные операции
Этап 3 – ETL и витрина данных
Собрали конвейер: Xero + CRM → Appflow → BigQuery → Looker
- Cash View ежедневно: остатки клиентов/компании, дебиторка/кредиторка по флотам, штрафные дедлайны, прогноз
- Маркетинговая воронка: Spend → Лиды → Бронь → GMV → комиссия
- Предпродажная карта: география, типы яхт, окна загрузки
Этап 4 – Бюджет и процессы
- Сложили P&L-бюджет с поквартальной детализацией: лиды, конверсии, GMV, комиссия, переменные, маркетинг
- Ввели два ритма контроля: понедельник – операционный план-факт и апдейт прогноза; пятница – синк фаундеров по рискам/решениям
Дэшборд по продажам и маркетингу
Мы стали видеть, когда у могут возникать просадки по кэшу из-за недоработки маркетинга за 3-4 недели (средний срок закрытия 70% лидов) до их возникновения
Мы стали видеть, когда у могут возникать просадки по кэшу из-за недоработки маркетинга за 3-4 недели (средний срок закрытия 70% лидов) до их возникновения
Результаты
- Кассовые разрывы стали видны за 3-4 месяца до их возникновения. У компании появилось время на их закрытие: привлечение займов, увеличение маркетингового бюджета на новые продажи, мотивация продаж скидками и пр.
- Время фаундера освобождено. Минус 8 часов рутины в неделю – вместо составления отчётов, фаундер развивает luxury-сегмент и партнёрства с крупными чартерными компаниями
- Отчетность готова с лагом в 3 часа от транзакции или новой сделки - можно оперативно принимать решения и пушить отдел маркетинга или продаж
Например:
Мы могли видеть кассовые разрывы по оплатам в чартерные компании за несколько месяцев до их возникновения
( скрин на август 2024 )
Мы могли видеть кассовые разрывы по оплатам в чартерные компании за несколько месяцев до их возникновения
( скрин на август 2024 )
Интересно?
гоу звонок!
На бесплатной консультации выясним цели и задачи, которые сейчас стоят перед вашей компанией, и поймем, как мы можем стимулировать рост